DSGVO-konform · Made in Germany

Pflege digital.
Einfach.
Professionell.

CareFlow ist die All-in-One-Plattform für Tagespflegeeinrichtungen und ambulante Pflegedienste. Klientenverwaltung, Tourenplanung, Dokumentation und Abrechnung – alles in einer sicheren Anwendung.

14 Tage kostenlos testen Features entdecken

Keine Kreditkarte Keine Einrichtungsgebühr Jederzeit kündbar

Dashboard

Klienten

Touren

Klienten aktiv

Touren heute

97%

Anwesenheit

Heute anwesend

Gerda Hoffmann

Pflegegrad 3 · Tagespflege

anwesend

Ernst Klein

Pflegegrad 2 · Häusl. Betreuung

anwesend

Hildegard Mayer

Pflegegrad 4 · Tagespflege

anwesend

Rudolf Müller

Pflegegrad 3 · Häusl. Betreuung

anwesend

Anna Fischer

Pflegegrad 2 · Tagespflege

anwesend

Bruno Lang

Pflegegrad 5 · Häusl. Betreuung

anwesend

Funktionen

Alles, was Ihre Einrichtung braucht

Von der Klientenaufnahme bis zur Kassenabrechnung — CareFlow deckt jeden Schritt des Pflegealltags ab.

Tagespflege-Management

Vollständige Klientenverwaltung mit Pflegegraden, Stammblatt, Kontakten, Fotos und Gesundheitsdaten. Anwesenheit und Abwesenheit mit einem Klick erfassen.

Pflegegrade 1–5 Anwesenheitsliste Kontaktmanagement Stammdaten

Häusliche Betreuung

Ambulante Pflegeeinsätze planen, Dienstleistungen zuweisen und Zeiterfassung mit automatischer Stundenberechnung. Wiederkehrende Besuchsvorlagen für jeden Klienten.

Besuchsplanung Zeiterfassung Dienstleistungen Unterschriften

Intelligente Tourenplanung

Automatische Routenoptimierung per Nearest-Neighbour-Algorithmus. Haltepunkte per Drag & Drop sortieren, Fahrer zuweisen und den Tagesverlauf in Echtzeit verfolgen.

Routenoptimierung GPS-Koordinaten Fahrzeugverwaltung Live-Status

Pflegedokumentation

Strukturierte Pflegeberichte mit Vitalzeichen, Schmerzskala, Stimmung, Ernährungsprotokoll und Medikamentenvergabe. Arzt- und Familienmeldungen direkt im Bericht.

Vitalzeichen Schmerzskala Medikamente Dokumente

Abrechnung & Export

Rechnungen mit Positionen erstellen, PDF-Export mit Ihrer Briefkopfgestaltung. EDIFACT INVOIC D96A, CSV und XML-Export für alle Krankenkassen nach SGB XI.

EDIFACT SGB XI PDF-Rechnungen CSV/XML-Export Zahlungsverfolgung

Sicherheit & DSGVO

Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP), unveränderlicher Audit-Trail, Datenverschlüsselung (AES-256), Server in Deutschland. Datenexport und Löschung nach Art. 17/20 DSGVO.

2FA TOTP Audit-Protokoll AES-256 Server in DE

Pflegebericht – Anna Fischer

Grundlagen Vitalzeichen Ernährung Nachverfolgung

Blutdruck

120/80

Puls

72 bpm

Temp.

36.8 °C

Gewicht

68 kg

O2-Sätt.

98 %

Blutzucker

105 mg/dl

Schmerzskala

Schmerzstärke: 2 / 10

Pflegedokumentation

Strukturiert. Vollständig. Nachweissicher.

Pflegeberichte sind mehr als Text. CareFlow strukturiert jeden Bericht in klare Abschnitte — damit nichts vergessen wird und Prüfer alles auf Anhieb finden.

Vitalzeichen-Protokoll — Blutdruck, Puls, Temperatur, Gewicht, Blutzucker, O2-Sättigung strukturiert erfassen
Schmerzskala & Stimmung — visueller Schieberegler 0–10 und Emoji-Skala für Wohlbefinden
Ernährungsprotokoll — Frühstück, Mittag, Abendessen und Flüssigkeitsmenge mit Fortschrittsanzeige
Meldungsflags — Arzt informiert, Krankenhauseinweisung, Familienbenachrichtigung mit einem Klick
Dokumente — Pflegeberichte, Atteste, Einwilligungen sicher hochladen (PDF, JPG, DOCX bis 20 MB)

Tourenplanung

Routen, die sich von selbst optimieren.

Schluss mit dem manuellen Hin- und Herschreiben. CareFlow berechnet automatisch die kürzeste Route für Ihre Fahrtendienste — und passt sich in Echtzeit an Änderungen an.

Automatische Routenoptimierung — Nearest-Neighbour-Algorithmus berechnet die effizienteste Fahrtfolge
Drag & Drop — Haltepunkte manuell anpassen, Reihenfolge mit der Maus ändern
Live-Tracking — Fahrer aktualisieren ihren Status per Smartphone, Disponenten sehen alles in Echtzeit
Digitale Unterschrift — Klienten unterschreiben direkt auf dem Tablet (HTML5 Canvas, Touch-Support)
Fahrzeugverwaltung — Rollstuhlplätze, TÜV-Fristen, Kennzeichen und Kraftstofftypen im Blick

Tour: Morgenfahrt A – 07:00 Uhr Unterwegs

✓

Gerda Hoffmann

Ankunft 07:14 · Abfahrt 07:28

Erledigt

→

Ernst Klein · aktiv

Geplant 07:35 · Musterstr. 12

Angekommen

Hildegard Mayer

Geplant 07:55 · Birkenweg 4

Geplant

Rudolf Müller

Geplant 08:15 · Lindenallee 7

Geplant

Anna Fischer

Geplant 08:30 · Rosenweg 22

Geplant

RECHNUNG

#2025-0142

Bezahlt

Pflegesachleistungen (§36) 487.50€

Fahrtkosten 40.00€

Betreuungsleistungen (§45b) 119.20€

Netto541,23 €

MwSt. 0%0,00 €

Gesamt541,23 €

PDF

EDIFACT

XML

Abrechnung

Von der Leistung zur Kassenabrechnung in Minuten.

CareFlow erstellt rechtssichere Rechnungen und exportiert sie in allen Formaten, die Pflegekassen akzeptieren — ohne Nacharbeit, ohne Übertragungsfehler.

EDIFACT INVOIC D96A — vollständiger SGB XI Kassenaustausch nach Datenannahmestellen-Standard
PDF-Rechnungen — professionelles Layout mit Ihrem Briefkopf, automatisch generiert
CSV & XML Export — für alle Buchhaltungsprogramme (DATEV, Lexware, SAP)
Zahlungsverfolgung — Teilzahlungen, offene Posten, Zahlungseingang markieren
Automatischer Mahnlauf — überfällige Rechnungen werden täglich geprüft und markiert

Einstieg

In 3 Schritten startklar

Keine IT-Abteilung nötig. Keine Installation. Einfach registrieren und loslegen.

Einrichtung anlegen

Geben Sie den Namen Ihrer Einrichtung ein und wählen Sie einen Plan. In 60 Sekunden ist Ihre persönliche Umgebung fertig — inkl. eigenem Subdomain und vollständiger Datentrennung.

Team & Klienten eintragen

Laden Sie Ihre Mitarbeiter per E-Mail ein und legen Sie Klienten mit Pflegegrad, Kontakten und Gesundheitsdaten an. Importieren Sie bestehende Daten aus Excel oder CSV.

Täglich arbeiten & abrechnen

Anwesenheiten erfassen, Touren planen, Pflegeberichte schreiben und Rechnungen mit einem Klick an die Kasse übermitteln. Alles digital, alles sicher, alles nachweisbar.

Preise

Transparente Preise. Keine Überraschungen.

Starten Sie kostenlos. Upgraden Sie, wenn Ihre Einrichtung wächst.

Starter

€89 /Monat

14 Tage kostenlos testen

Perfekt für kleine Tagespflegeeinrichtungen

25 Klienten
5 Nutzer-Accounts
2 GB Speicher
Tagespflege
Häusliche Betreuung
Pflegedokumentation
Abrechnung & EDIFACT
Routenoptimierung
Priority-Support

14 Tage kostenlos starten →

Professional

Enterprise

Auf Anfrage

Individuelle Konditionen für Träger & Verbünde

Unbegrenzte Nutzung + Krankenkassen-Abrechnung + Priority-Support

999 Klienten
50 Nutzer-Accounts
100 GB Speicher
Tagespflege
Häusliche Betreuung
Pflegedokumentation
Abrechnung & EDIFACT
Routenoptimierung
Digitale Unterschriften
Krankenkassen-Export
Audit-Protokoll
Priority-Support (SLA 4h)

30 Tage kostenlos starten →

Für Verbände und Träger mit mehr als 5 Einrichtungen: Individuelles Angebot anfragen

Sicherheit & Compliance

Entwickelt für den deutschen Pflegemarkt.

Gesundheitsdaten sind das Sensibelste, was es gibt. CareFlow wurde von Grund auf für die Anforderungen des deutschen Pflegemarktes entwickelt.

DSGVO Art. 17 & 20

Recht auf Löschung und Datenexport per Knopfdruck

Server in Deutschland

Alle Daten auf ISO-27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren

AES-256 Verschlüsselung

Ruhende und übertragene Daten vollständig verschlüsselt

Audit-Trail

Unveränderliches Protokoll aller Aktionen für MDK-Prüfungen

2-Faktor-Authentifizierung

Pflicht für Admin-Rollen — TOTP per App (Authy/Google Auth)

SGB XI EDIFACT

Vollständige Umsetzung des Kassenstandards D96A

Häufige Fragen

Ihre Fragen. Unsere Antworten.

Nein. CareFlow ist eine vollständig cloud-basierte Software. Sie brauchen nur einen Browser — Chrome, Firefox, Edge oder Safari. Keine Installation, keine Updates, keine IT-Abteilung. Läuft auch auf Tablets und Smartphones.

Ja. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert. Wir bieten einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO, einen vollständigen Datenexport (Art. 20) und die Möglichkeit zur sicheren Datenlöschung (Art. 17). Der unveränderliche Audit-Trail dokumentiert jeden Zugriff auf Patientendaten.

CareFlow erzeugt vollständige EDIFACT INVOIC D96A-Dateien nach dem SGB XI-Standard. Sie wählen den Abrechnungszeitraum, klicken auf „Export erstellen" — und laden die fertige Datei herunter. Diese können Sie direkt an die Datenannahmestelle Ihrer Pflegekasse übermitteln. Unterstützt werden auch CSV- und XML-Formate für Buchhaltungsprogramme wie DATEV oder Lexware.

Ja. CareFlow unterstützt den Import von Klientendaten aus Excel/CSV. Für komplexe Migrationen von anderen Pflegesoftware-Systemen bieten wir auf Enterprise-Ebene einen kostenlosen Migrations-Service an. Sprechen Sie uns an: migrationen@careflow.de

Sie können Ihre gesamten Daten jederzeit als JSON-Export herunterladen. Nach Kündigung bleiben Ihre Daten noch 30 Tage verfügbar, dann werden sie vollständig und unwiderruflich gelöscht. Auf Wunsch erhalten Sie eine Löschbestätigung nach Art. 17 DSGVO.

Starter und Professional erhalten Support per E-Mail mit garantierter Antwort innerhalb von 24 Stunden (Werktage). Enterprise-Kunden erhalten Priority-Support mit 4-Stunden-SLA und einem dedizierten Ansprechpartner. Alle Kunden haben Zugang zur Wissensdatenbank und zu Videotutorials.

Pflege digital.Einfach.Professionell.

Alles, was Ihre Einrichtung braucht

Strukturiert. Vollständig. Nachweissicher.

Routen, die sich von selbst optimieren.

Von der Leistung zur Kassenabrechnung in Minuten.

In 3 Schritten startklar

Einrichtung anlegen

Team & Klienten eintragen

Täglich arbeiten & abrechnen

Transparente Preise. Keine Überraschungen.

Starter

Professional

Enterprise

Entwickelt für den deutschen Pflegemarkt.

Ihre Fragen. Unsere Antworten.

Muss ich etwas installieren?

Ist CareFlow DSGVO-konform?

Wie funktioniert der EDIFACT-Export?

Kann ich meine bestehenden Daten importieren?

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?

Wie schnell ist der Support?

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